Contacteer ons
Terug naar cases

Case 03 · Klantenservice · AI-agents

Agents die shared mailboxen efficiënt afhandelen

Gedeelde mailboxen met honderden mails per dag. AI-agents sorteren, zoeken op en bereiden antwoorden voor, zodat het team zich kan focussen op de vragen die er echt toe doen.

Team aan het werk aan een lange tafel met laptops
Sector
B2B-dienstverlening
Domein
Klantenservice & sales
Diensten
Train · Adviseer · Implementeer

De uitdagingWaar het vastliep

De gedeelde mailboxen voor info, sales en support liepen elke dag vol. Vragen bleven liggen, werden dubbel opgepakt of kwamen bij de verkeerde persoon terecht. Voor bijna elk antwoord moest iemand eerst gegevens opzoeken in verschillende systemen, en dat vrat tijd.

Onze aanpakHoe we het aanpakten

  1. 01

    Mailstroom analyseren

    We keken welke soorten vragen het vaakst binnenkomen, hoe ze vandaag worden afgehandeld en waar het vastloopt.

  2. 02

    Sorteren en toewijzen

    Een eerste agent leest elke mail, bepaalt onderwerp, prioriteit en verantwoordelijke en zet ze in de juiste wachtrij.

  3. 03

    Opzoeken en antwoord voorbereiden

    Een tweede agent zoekt order-, klant- of productgegevens op in je systemen en zet een antwoordvoorstel klaar om na te lezen.

  4. 04

    Zelfstandig afhandelen waar het kan

    Eenvoudige, terugkerende vragen beantwoorden de agents zelf, met duidelijke regels voor wanneer een collega overneemt. Het team leerde in een korte training hoe het met de agents samenwerkt.

Het resultaatWat het opleverde

  • Klanten krijgen sneller antwoord
  • Niets valt nog tussen de mazen
  • Geen dubbel werk meer in de gedeelde mailbox
  • Het team focust op de complexe vragen

Andere cases

E-commerce · Productdata

Slimme productverrijking

Een webshop met duizenden producten en te weinig handen om elke productpagina volledig te maken.

Lees de case

Inkoop · Leveranciersdata

Leveranciersportaal

Leveranciersinformatie kwam binnen via mail, Excel en pdf, telkens in een ander formaat.

Lees de case

Iets gelijkaardigs
bij jou?

Vertel ons waar het bij jou vastloopt. In een vrijblijvend eerste gesprek kijken we samen of AI het verschil kan maken. Mail ons op contact@vantic.be.

Contacteer ons